退職をメール・電話で伝えてもいい？伝え方の注意点と例文

「上司に直接退職を伝えるのが難しい」「忙しくて話す時間が取れない」「そもそも出社できる状態じゃない」——そんなとき、メールや電話で退職を伝えてもいいのか気になりますよね。結論から言うと、基本は口頭で直接伝えるのが望ましいですが、事情によってはメールや電話を使うこともあります。

なぜ「直接」が基本なのか

退職は重要な話です。可能であれば上司と面談の時間を取り、直接伝えるほうが誤解が生じにくく、その後の引き継ぎや手続きの話もスムーズに進みます。

文字だけだと、ニュアンスが伝わらなかったり、「メールで済ませるなんて」と相手の感情を刺激してしまったりすることがあるんですよね。

ただ、これは「絶対に直接でなければダメ」という意味ではありません。自分の状況に合った方法で、退職の意思と希望時期を明確に伝えることがいちばん大切です。

メールで伝える場合

おすすめは「面談のお願い」に使うこと

メールを使うなら、いきなり本文で「退職します」と伝えるのではなく、まず面談の時間を依頼する方法がおすすめです。

例文：「今後のキャリアについてご相談したいことがあり、お時間をいただけますでしょうか。」

これなら、直接話す場を作るきっかけとしてメールを使えます。上司がリモート勤務だったり、なかなか捕まらなかったりする場合にも有効です。

メールで意思そのものを伝える場合

上司に直接話すことが難しい事情がある場合は、メールで退職の意思を伝えるケースもあります。

その場合は、感情的な文章や会社への不満を書き連ねるのは避けましょう。文章は残るものなので、なおさらです。

例文：「一身上の都合により、○月末を目安に退職したいと考えております。詳細についてお話しさせていただく機会をいただけますでしょうか。」

簡潔に、意思と時期と「話す機会がほしい」ことだけを伝えるのがポイントです。

電話で伝える場合

勤務地が遠い、長期休暇中、体調や職場環境の事情で出社が難しい。そういった場合には、電話を検討することもあります。

伝え方の流れ

• まず「今、お時間よろしいでしょうか」と相手の状況を確認する
• 「今後のキャリアについて考えた結果、退職することを決めました。○月末を目安に退職したいと考えています」と、意思と時期を明確に伝える
• 退職理由を聞かれても、長々と説明しない。今後のキャリアや働き方を軸に簡潔に
• 最後に、必要な手続き（退職届の提出方法など）を確認する

電話のあとは、メールで記録を残す

電話でのやり取りだけだと、「言った・言わない」の認識違いが生じることがあります。

重要な内容については、電話のあとにメールなどで確認しておくと記録が残ります。

例文：「先ほどはお電話でお時間をいただき、ありがとうございました。お伝えしたとおり、○月○日付での退職を希望しております。今後の手続きについてご指示いただけますと幸いです。」

メールや電話だけで、手続きが終わるとは限りません

ここは注意したいポイントです。

メールを送った、電話で伝えた、というだけで退職手続きが完了するとは限りません。会社の規定に沿って、退職届など必要な書類を提出する必要がある場合があります。

流れとしては、こう意識しておくといいでしょう。

意思を伝える → 会社の手続きを確認する → 必要な書面を提出する

直接話せない理由が、職場の問題にあるなら

パワハラなどによって上司と直接話すことが困難な場合は、無理に一人で対応する必要はありません。

• 人事部や総務部など、直属の上司以外の窓口に伝える
• 社内の相談窓口を利用する
• 状況によっては、都道府県労働局の総合労働相談コーナーなど外部の窓口に相談する

また、メールを「証拠を残すため」だけに使うのではなく、トラブルがある場合は状況に応じて専門の窓口に相談することも検討しましょう。

方法より、伝える内容のほうが大事です

直接でも、メールでも、電話でも。伝えるべきことは同じです。

• 退職を決めたこと
• 希望する退職時期
• 今後の手続きを確認したいこと

この3つがはっきりしていれば、方法の違いはそれほど大きな問題にはなりません。自分にとって無理のない方法を選んで、一歩進めてみてください。